Bättre processer stärker Växjö

15 feb Bättre processer stärker Växjö

Växjö kommun gjorde under 2022 en sammanslagning av tekniska förvaltningen, miljö- och hälsoskyddsförvaltningen, stadsbyggnadskontoret och planeringsavdelningen på kommunledningsförvaltningen. Dessa fyra delar kom att bilda Växjö kommuns samhällsbyggnadsförvaltning med sammanlagt omkring 330 medarbetare.

Syftet med att bilda en ny förvaltning var att få till en ökad helhetsplanering, stärkt samsyn av uppdragen och tydligare kedja inom samhällsbyggandet. Politiker och förvaltningsledning slog fast att ett viktigt verktyg för att kunna åstadkomma detta var att utveckla arbetssätten med hjälp av processutveckling.

Genom att arbeta processorienterat ökar förmågan att hantera saker på ett likvärdigt sätt. Det skapar förutsättningar för att kompetenser och resurser används på ett så smart och resurseffektivt sätt som möjligt. Genom att dokumentera, tydliggöra och tillgängliggöra arbetssätten minskar även sårbarheten i organisationen.

– Att jobba med och i processer kan låta enkelt och självklart, och det är det ju till viss del, men processutveckling kräver engagemang och tålamod i alla led. Det handlar om att hålla i, få med alla på tåget och samtidigt jobba med ständiga förbättringar. Men när vi tydligt ser värdet som processerna skapar, för oss själva och för dem vi är till för, så är det värt att hålla ut. En framgångsfaktor är chefernas förståelse, engagemang och efterfrågan på efterlevnad av gemensamma processer, säger Anette Fransson, verksamhetsutvecklare och processhandledare på samhällsbyggnadsförvaltningen.

Gemensam processutveckling

Processutvecklingen inom Växjö kommuns samhällsbyggnadsförvaltning har fått en bra skjuts av att hela Växjö kommunkoncern med sina sex förvaltningar, sex bolag och ett kommunalförbund har utvecklat och arbetat i gemensamma styr- och ledningsprocesser, huvudprocesser samt stödprocesser sedan ett antal år tillbaka.

Syftet med gemensamma processer är att visa på hur koncernen hänger ihop och stödja förvaltningarna och bolagen att lyfta blicken från de organisatoriska gränserna och i stället fokusera på samverkan kring de gemensamma uppdragen gentemot kommunens invånare, företagare och besökare.

Växjö kommunkoncerns gemensamma projektarkitektur består av fem huvudprocesser som säkerställer uppdrag inom samhällsbyggnad, vård och omsorg, näringsliv och arbetsmarknad, utbildning samt aktiv fritid.

Huvudprocessen för samhällsbyggnad går under namnet ”Utveckla och förvalta en växande och trygg stad, tätort och landsbygd”. I den här processen är samhällsbyggnadsförvaltningen en stor aktör, men inte den enda.

– Flera andra förvaltningar och bolag i Växjö kommunkoncern har viktiga roller att fylla i processen för samhällsbyggnad. För att få till en obruten kedja och optimera våra resurser samverkar vi till exempel med våra kommunala bolag Vidingehem, Växjö Energi och Växjö fastighetsförvaltning. På det här sättet lär vi oss mer om hur vi hänger ihop och vikten av att rätt kompetenser kommer in i rätt tid, säger Per Sandberg, förvaltningschef på samhällsbyggnadsförvaltningen.

BRETT DELTAGANDE TIDIGT

Att genomlysa alla delar i ”Utveckla och förvalta en växande och trygg stad, tätort och landsbygd” är ett långsiktigt arbete.  Ett angeläget område att starta med i samband med bildandet av den nya samhällsbyggnadsförvaltningen var de inledande skedena i huvudprocessen – de som sätter grunden för samhällsbyggandet, nämligen planprocessen och dess olika delprocesser. En viktig del i processutvecklingen har varit att säkra moment som stärker vägval för det allmännas bästa, tidig involvering av olika berörda avdelningar, förvaltningar och bolag samt väl underbyggda strategiska val. I planprocessens delprocesser ingår kontinuerlig översiktlig planering, förstudie inför planläggning, planprogram och detaljplan.

– I samband med att vi skapade samhällsbyggnadsförvaltningen lyfte många av våra medarbetare vikten av att tydliggöra roller och ansvar samt slå fast vilka samverkande och beslutande forum som behövs för att få till kunskaps- och erfarenhetsutbyten som säkrar en väl fungerande planprocess. Brett deltagande från flera kunskapsområden i de tidiga skedena har därför varit en viktig del i utvecklingen av planprocessen.
Det bidrar till att vi kan göra kloka ställningstaganden som fungerar genom hela kedjan, från planering till drift, säger Anneli Ekstedt, avdelningschef för avdelningen strategi och planering på samhällsbyggnadsförvaltningen.   

För att bli en alltmer kunskapsbärande organisation har samhällsbyggnadsförvaltningen inrättat fem kunskapsforum som i grunden har samma syfte och uppdrag men som hanterar olika kunskapsområden. Forumen är Natur och vatten; Stadsmiljö och allmän platsmark; Bebyggelse; Trafik och hållbara transporter; VA och ledningsinfrastruktur.

I forumen finns olika sammansättningar av kompetenser från samhällsbyggnadsförvaltningens olika avdelningar, men också kompetenser från andra förvaltningar eller bolag inom Växjö kommunkoncern. Utöver att skapa förutsättningar för en bättre helhetsplanering så underlättar forumen förankring, kännedom och samsyn samt bidrar till att få tankar och synpunkter på aktuella frågeställningar som rör det tematiska området. Forumen skapar transparens och delaktighet mellan avdelningarna och har även i uppdrag att ta fram förslag på gemensamma ställningstaganden i form av exempelvis policys och riktlinjer.

Det fortsatta arbetet

Det fortsatta processutvecklingsarbetet på samhällsbyggnadsförvaltningen kommer att följa den gemensamma processinriktningen för kommunkoncernen men förvaltningen har även en egen strategi som konkretiserar hur förvaltningen ska fort- sätta arbetet med att utveckla, följa upp och förbättra processer.

Förvaltningen har bland annat tagit fram framgångsfaktorer som man tittar på årligen för att avgöra om processarbetet är värdefullt och på rätt väg.

• Det finns en utbredd förståelse i organisationen gällande nyttan med processynsätt och processorientering

• Processerna relaterar till verksamhetens mål

• Processerna är välkända och tillgängliga

• Processerna används som avsett

• Processerna följs upp och utvecklas på ett strukturerat och kontinuerligt sätt

• Processerna skapar och kommunicerar kontinuerlig nytta

• Processerna engagerar många

För att nå upp till framgångsfaktorerna beskriver strategin hur förvaltningen ska stärka processarbetet inom fyra insatsområden:

• Riktning – tydliggöra målet med processutveckling och hur detta bidrar till att uppfylla förvaltningens uppdrag och möta utmaningar.

• Kultur – verka för en kultur där processer är en naturlig del av förvaltningens arbetsvardag och inte något som sker vid sidan om.

• Struktur – handlar om tydliga former för hur processutvecklingen bedrivs i allt från vilka processer som ska prioriteras och metoder för kartläggning till implementering, uppföljning och utveckling av processer.

• Förmåga – handlar om att säkerställa att förvaltningen har de kompetenser som behövs och att alla är med och stöttar processutvecklingsarbetet.

– Sammantaget handlar det om att skapa en förståelse för processer där vi inte följer dem för att vi måste, utan för att vi vill och ser värdet och nyttan som de skapar. Här behöver vi samla oss kring gemensamma utmaningar och låta processerna vara ett verktyg i vår arbetsvardag som hjälper oss att möta dessa, säger Per Sandberg.

Under 2024 och framåt kommer fokus för samhällsbyggnads-
förvaltningen att ligga på fortsatt utveckling av arbetssätten. Förvaltningen tittar bland annat på hur man kan utveckla och främja en kultur där medarbetarna lyfter sina förslag och idéer – och där man möter upp med en organisation som kan ta hand om idéerna. Viktiga ingredienser i det här arbetet är att bygga tillit och psykologisk trygghet samt lösningsfokus, helhetssyn och samspel.

Text: Anette Fransson, verksamhetsutvecklare och processhandledare samhällsbyggnadsförvaltningen Växjö kommun