Att ställa om istället för att ställa in

18 feb Att ställa om istället för att ställa in

Pandemin har ställt mycket på sin spets och skapat utmaningar för många av de demokratiska processerna som är nödvändiga i vårt samhälle. I kommunal verksamhet kan det handla om allt från informations- och startmöten till det viktiga samrådet vid framtagande av detaljplaner. Ett alternativ kan ju vara att ställa in, men i Jönköping har målet varit att ställa om istället för att ställa in.

Det kommunala bolaget, Södra Munksjön Utvecklings AB (SMUAB), har två uppdrag; dels att leda och utveckla nya stadsdelar för 25 000 boende i centralt läge av Jönköping men också att förbereda och sälja mark i utvecklingen av det stora logistikområdet Logpoint South Sweden strax söder om Jönköping.

Att hålla dialog med medborgare, informera och kommunicera med stadens invånare är en hörnsten i SMUABs arbete, framför allt för att utveckla staden till något som invånarna efterfrågar och kan vara stolta över. 2020 blev prövande då möjligheten att fysiskt träffa och diskutera med flera grupper blev mindre och ibland obefintlig på grund av pandemin.

– Det här året hände det mycket hos oss och flera delar krävde att vi informerade men också fick ta del av åsikter från allmänheten. Det var en utmaning men vi har under året hela tiden arbetat för att inte ställa in utan hitta andra lösningar som kan passa så många som möjligt. Digitalisering blev väldigt påtagligt i mötet med människor för oss, säger Henrik Gustafsson, vd på Södra Munksjön Utvecklings AB.

Under året har SMUAB haft en ganska omtalad markanvisning med fullt fokus på social hållbarhet och den krävde både start- och avstämningsmöten med flera olika parter och där parterna skulle hållas anonyma för varandra. Det gjorde att man snabbt fick ställa om till digitala livesändningar, samtal via webben men också traditionella postutskick som kunde kompletteras med frågestunder via chattfunktion.

Logpoint är just nu i en expansiv fas och mark för exploatering efterfrågas i stor utsträckning. Det har gjort att nya detaljplaner tas fram i snabb takt. Men som ni vet så kräver detaljplaner någon typ av samråd. Med restriktioner och försiktighetsåtgärder utefter rådande pandemi försvann också möjligheterna till de traditionella samråden med fysiska möten. Tack vare att processen redan påbörjats med att hitta andra och digitala lösningar såg man nu också möjligheten att digitalisera samrådet.

– För oss var det viktigt att kunna ha någon typ av informationstillfälle i samband med samrådet för den här detaljplanen då det bor en hel del personer runt området. Den demokratiska processen måste gå först och att helt ta bort möjligheten att hålla möte under samrådet var inte aktuellt för oss. Det gällde att hitta andra lösningar, fortsätter Henrik Gustafsson.

Eftersom samrådsprocessen i grund och botten är ett kommunalt ansvar så la SMUAB fram förslag om att hålla samrådet digitalt och kommunen ställde sig positiva till att genomföra detta. Det sågs också som en bra chans att lära sig, hitta nya vägar och eventuellt nå fler personer som annars kanske inte kommit till samrådet.

– Digitala samråd var inget vi hade genomfört innan men vi såg det som en bra chans att prova! Vi behöver ständigt jobba med våra processer och nå ut till fler och i samband med detta kunde vi lära oss och få in ett nytt kompletterande sätt att arbeta på, säger Katarina Bröms, stadsbyggnadsdirektör i Jönköpings kommun.

Tillsammans med kommunen planerades samrådet för att hitta bästa möjliga lösningar. SMUAB kunde bidra med de tidigare erfarenheterna från sina digitala möten och dialoger. Kommunen säkerställde så att de kände att samrådet hållits på ett korrekt sätt genom innehåll och möjligheten att lämna synpunkter fanns. I planeringen ingick många inblandade såsom planarkitekt, projektledare, stadsbyggnadsnämndens ordförande, kommunikatörer och så den externa tekniska part man valde som hjälp att genomföra samrådet.

Den slutliga lösningen blev att man skulle livesända mötet på kommunens webbplats och låta samrådet likna en tv-sändning. Istället för ett rum fullt av människor skulle kameran utgöra publiken. För att skapa interaktion kunde tittaren ställa frågor i en chattfunktion, en moderator läste upp frågan och svaret kunde sedan ges direkt, av rätt person, i sändningen. Resonemanget runt detta var att de flesta människor är ganska vana vid att titta på TV och följa diskussioner där. Att efterlikna en TV-sändning ställde dock krav på planeringen
då fanns andra saker att ta hänsyn till än från ett fysiskt möte såsom vinklar, vem som syns i bild och när, hur de presenteras och hur man lyckas få tittaren att hänga med. Gruppen fick tillsammans lägga mer fokus på att planera för körscheman, hur man byter person på ett enkelt sätt men också att anpassa den traditionella presentationen till något som kompletterade det personerna berättade om detaljplanen.

För att ytterligare skapa tillgänglighet och åtkomst fanns sedan sändningen att titta på i efterhand på webben. Vid genomförandet var besökarantalet på livesändningen ganska lågt med Jönköpingsögon sett, men det kom ändå in relevanta frågor. Eftersom sändningen gick att följa i efterhand kunde man notera att efter någon vecka hade besökarantalet gått
upp väsentligt och intresset varit ganska högt.

Lärdomarna efter samrådet var många men både kommunen och SMUAB var nöjda efter genomförandet. Det här första digitala samrådet har sedan resulterat i att Jönköpings kommun valt att genomföra fler samråd på samma sätt och man har i och med detta också förfinat sättet att genomföra det på.

– Det här har blivit en jättebra lösning för oss! Vi ser många fördelar med digitala samråd; dels att vi troligtvis når fler eftersom man också kan följa mötet i efterhand men också att det så småningom kan vara en bra komplettering till exempelvis ett fysiskt möte på plats, fortsätter Katarina Bröms.

En av de viktigaste och mest kritiska delarna med digitala möten, oavsett innehåll, är att välja en bra partner för att tekniskt kunna genomföra den här typen av möten, vilket är något som SMUAB framhåller. Vid de olika tillfällen de genomfört digitala möten har man också testat olika leverantörer. För SMUAB har det varit viktigt att ha en bra inramning på mötet och att det känns proffsigt. Det kräver att man kanske har mer av en studio som tillåter olika vinklar, känns välkomnande och en ljussättning som hjälper till att sätta tonen. Får man hjälp med allt sådant kan man lägga mer tid på annat.

För tid till annat behöver man. Det kan vara att hitta rätt person som ska tala, någon som klarar att ”gå igenom” kameran till tittaren, skapar en närvaro och en avslappnad tillvaro även om man inte har någon på plats att interagera mot. Det kräver goda genomgångar innan, ibland lite övning och inte minst en finputsning av manus. Man får heller inte glömma att det krävs fler personer än de som syns ”i rutan”. Det behövs folk till att sköta chatt, ljud och övervaka sändningen.

Men trots en del arbete och eftertanke för att genomföra den digitala lösningen har SMUAB en önskan inför framtiden att man ska kunna fortsätta arbeta med digitala möten i olika sammanhang och på så sätt ska kunna nå fler personer, med kortare framförhållning, på alla tider och vid alla tillfällen.    

Text: Jenny Lagström, Kommunikation- och marknadsansvarig
Södra Munksjön Utvecklings AB & Logpoint South Sweden