Västerås satsar på nytt projektverktyg

17 feb Västerås satsar på nytt projektverktyg

Vad är det vi saknar – och vad behöver vi göra? Ungefär där började ett arbete som ledde fram till införandet av ett nytt projektverktyg för en digital samhällsbyggnadsprocess i Västerås stad. Det har krävts hårt arbete men resultatet är över förväntan.   

– Vi har nu helt nya möjligheter att planera, prioritera och följa upp projekt, säger Björn Anderfjäll, utvecklingsstrateg på stadsbyggnadsförvaltningen i Västerås. 

Planenheten på stadsbyggnadsförvaltningen i Västerås saknade ett bra verksamhetssystem för projekt och planering i detaljplaneprocessen. Teknik- och fastighetsförvaltningen saknade ett projektverktyg för sina verksamheter. De började samarbeta kring behovet av bättre projekthantering och projektstyrning. 

– I och med att vi tittade på detta tillsammans, över förvaltningsgränserna, såg vi också en möjlighet att knyta ihop våra processer och se samhällsbyggnadsprocessen som en helhet, berättar Björn Anderfjäll. 

Ett gemensamt projektverktyg skulle ge projektledaren stöd att leda sina projekt men även ge projekt- och portföljägare bättre överblick, underlätta resursplanering och uppföljning. Det skulle också ge bättre förutsättningar till att samla och dela information till alla interna och externa intressenter.

Under 2020 inleddes arbetet med målet att upphandla och införa ett projektverktyg för en gemensam digital samhällsbyggnadsprocess i Västerås stad. Projektgruppen bestod av representanter från stadsbyggnadsförvaltningen, teknik- och fastighetsförvaltningen samt miljö- och hälsoskyddsförvaltningen. Det var viktigt att redan från början involvera många olika roller från samhällsbyggnadsprocessen för att få fram ett så bra underlag som möjligt inför upphandlingen.

Verktyget som upphandlades – Project Companion – kravställdes för samhällsbyggnadsprocessen men avtalet gäller för hela Västerås stad. Alla verksamheter som har behov av ett projektverktyg har möjlighet att använda systemet. 

ANPASSAT EFTER VÄSTERÅS PROCESSER

– Det är ett standardsystem som anpassats efter Västerås stads processer och rutiner. Marknaden erbjuder ett flertal standardsystem men det var viktigt för oss att hitta ett projektverktyg som hjälper oss i den fortsatta utvecklingen av vår digitala samhällsbyggnadsprocess. Där tycker vi att vi lyckats bra. Men ett IT-stöd gör inte hela jobbet, vi måste fortsätta jobba på våra egna rutiner och processer. Det handlar inte bara om att ha ett bra verktyg – vi måste använda det på rätt sätt också, säger Björn Anderfjäll. 

För införandeprojektet upphandlades en extern konsult med god erfarenhet av projektverktyg inom samhällsbyggnad. Det har varit en nyckelfaktor till att projektet har levererat rätt saker och enligt tidsplan. En extern projektledare som inte sitter i den aktuella verksamheten har enklare att behålla fokus på den leverans som ska göras och föreslå avgränsningar när det behövs.  

Nu används verktyget bland annat inom exploateringsprocessen, detaljplaneprocessen och byggprocessen inom fastighet, gata och park. I slutet av 2022 fick exempelvis översiktsplanering sin hemvist i Project Companion. Övriga strategiska samhällsbyggnadsprojekt med flera är på väg in. 

– Det har gått över förväntan och vi ser redan att det svarar upp mot behoven. En bättre överblick över hela vår samhällsbyggnadsprocess gör att det går lättare att prioritera, planera och följa upp verksamheten och det ger flera fördelar, inte minst att vi blir mer effektiva.  I längden innebär det att vi kan ta fram bättre underlag för våra politiker. Det ger effekt hela vägen till invånarna. 

En gruppering inom staden som har stor nytta av verktyget är processledningsgruppen för samhällsbyggnad. Gruppen har ett samordningsuppdrag inom kommunen och ska också kvalitetssäkra, resurssätta projekt och besluta vilka projekt som är mogna att gå vidare till politiken. Helena Felldin, som bostadsstrateg på stadsledningskontoret i Västerås stad, menar att införandet av Project Companion kommer att underlätta gruppens arbete genom att de numer får överblick över alla stadens samhällsbyggnadsprojekt, både de mer strategiska och de mer operativa projekten, och vad de bidrar till i helheten.

– Vi ska byta ut en klassisk excelfil med alla våra samlade projekt och i stället ha en heltäckande överblick över projektens framdrift. För processledningsgruppen för samhällsbyggnad innebär det också att det blir lättare att ha en tydlighet gentemot projektledarna i vad som förväntas av dem, säger Helena Felldin.

Text: Mari Kedevik, kommunikationsstrateg Västerås stad