17 feb Byggstenar för en effektivare stadsbyggnadsprocess

Att leda och styra processer där de involverade aktörerna har olika planeringshorisonter och uppdrag är en utmaning som alla kommuner har gemensamt. Kommunens långsiktiga uppdrag att genom planläggning säkerställa markanvändningen och göra positiva förändringar tillsammans med långa planeringsprocesser kan ibland stå i konflikt med marknadens behov av bostäder eller verksamheter på kort sikt.

Till detta kommer många faktorer och beroenden i vår omvärld som påverkar processen och systemet som vi befinner oss i och som vi har att förhålla oss till. Påtagliga utmaningar som idag påverkar stadsbyggare är ett tufft ekonomiskt läge, klimatförändringar, demografiutvecklingen, ökad polarisering och en osäker omvärld. I en allt mer föränderlig omvärld behöver vi därför tänka smart och snabbt kunna anpassa oss till nya förutsättningar utan att vi tappar kvalitén i det vi gör.

Ledord har under en längre tid varit hållbarhet, samverkan, effektivisering och digitalisering. Det handlar både om att kapa kostnader och ledtider, men även om att förstå vår kontext och våra förutsättningar som grund för att fatta rätt och väl avvägda beslut.

Paradigmskifte för processer och styrning

Stockholms stad står inför ett paradigmskifte kopplat till processer och styrning av bostadsutvecklingen. Kommunfullmäktige tog under hösten en ny markanvisningspolicy som innebär att staden tydligare vill använda sitt stora markinnehav för att skapa större värden för dagens och morgondagens stockholmare. Det handlar både om ekonomisk hushållning och om att bidra till stadens övriga hållbarhetsmål. Vi ska också utveckla våra jämförelseförfaranden och därmed bli tydligare med varför vi väljer en viss aktör till en plats. Det kommer också att tas fram en mall för hur ansökningarna ska se ut.

Målet med detta är att underlätta för den som söker en anvisning som via mallen får vägledning kring vad staden behöver för uppgifter för att kunna värdera ansökan. På så sätt blir det enklare för exploateringskontoret att jämföra inkomna markansökningar med varandra, det blir en transparentare process och bemötandet blir mer samstämmigt från stadens sida. Det blir också en tydlighet mot branschen på vilka förväntningar som finns och det blir även enklare att inkomma med rätt underlag vilket minskar onödiga kompletteringar på grund av otydlig kravställning.

Stockholms stad har, så som många andra kommuner, ett svårare ekonomiskt läge och det är ett tydligt budskap från stadens politiker, att vi tillsammans ska arbeta för att få ekonomiskt genomförbara projekt. Det innebär att vi behöver se över våra arbetssätt och hur vi samverkar med andra men också skapa gemensam målbild och förväntan med både medborgare och andra förvaltningar inom staden. 

 Stockholms stad har interna processer och kvalitetssystem för att säkerställa att rätt funktion bidrar med rätt parameter in i stadsbyggnadsprojekten. Att ha en tydlig projektledning och vilka förutsättningar som gäller är grunden för en effektiv process. Men för att få processen att vara effektiv behöver vi arbeta tillsammans med branschen. Stockholms stad kommer, tillsammans med nio andra kommuner i Stockholms län (Stadsbyggnadsbenchen), därför bjuda in branschen och aktörer inom stadsbyggnadsprocessen för att just prata om hur privata och offentliga aktörer kan bli ännu bättre på att arbeta tillsammans kring dessa frågor. Med hjälp av fem byggstenar ramas samtalen in kring hur vi tillsammans kan optimera stadsbyggnadsprocessen. 

1. Samsyn – grundad i gemensamma visioner och målbilder 
2. Effektivitet – struktur och tydligt ledarskap baserad på gemensam planering och strukturerad datahantering
3. Kompetens – balans mellan expertis och förmåga att driva processer framåt
4. Flexibilitet – tillsammans hantera omvärldsförändringar och utvecklade behov 
5. Prioritering – fokus på rätt prioriteringar för att nå gemensamma mål

Att hitta en gemensam målbild mellan den långsiktiga planeringen och den kortsiktiga är en nyckel för att projektet ska uppfattas som lyckosamt. Att arbeta med projektets varför och vad det ska åstadkomma behöver vara tydligt så att vi har samsyn och för att undvika onödiga och kostsamma omtag. De platser som finns kvar är de som av ett skäl inte har bebyggts tidigare och dessa platser kräver en hög kompetens och förmåga att hitta lösningar. Stockholms stad har valt en organisationsmodell där exploateringskontoret har egna experter inom de teknikområden som generellt kräver en hög teknisk kompetens. På så sätt kan Stockholm kravställa dessa teknikområden och granska resultatet och därmed behöver vi inte förlita oss på konsultstöd. 

Långa processer är en utmaning

Stockholms långa processer är en utmaning i sig, ett projekt tar cirka sju år från markanvisning till inflytt och under den tiden är det inte ovanligt att förutsättningar och styrdokument förändras. Projektgruppen behöver ta medvetna beslut om vilka förutsättningar som föranleder en justering av målbild och utformning och vilka som ska räknas som låsta förutsättningar. Det är i de flesta fall svåra avvägningar och en balansgång att styra om pågående projekt för att få en bra och hållbar slutprodukt. Om projektet ska anpassas efter alla yttre förändringar kommer processen både bli mer ineffektiv, mer kostsam och i slutändan bli en sämre slutprodukt. 

Vi stadsbyggare behöver hjälpas åt och tänka ännu större i vår roll som samhällsaktörer. Oavsett om vi är en kommun, byggaktör eller entreprenör så har vi ett stort ansvar. De beslut vi tar idag blir förutsättningar till det samhälle vi bygger för imorgon. Om vi alla drar åt samma håll blir processen mer effektiv. Genom att säkerställa genomförbara detaljplaner minskas risken för förgävesarbete för såväl byggaktör som kommun. Det blir mer byggt och vi får ut högre kvalitet för de timmar som investeras om vi undanröjer hinder och kortar ledtider. Mål- och intressekonflikter hanteras genom balanserade avvägningar med rätt expertis och att vi hjälps åt att prioritera och fokusera på det som har genomförbarhet.

Det kommer krävas mer av oss stadsbyggare för att lyckas. Vi behöver framför allt lära av varandra och om varandra för att ännu bättre förstå och respektera våra olika uppdrag i helheten. Genom konstruktiv dialog kan vi vända dagens utmaningar till möjligheter – tillsammans kan vi optimera och effektivisera stadsbyggnadsprocessen.

Text: Julia Björklund, stadsingenjör Stadsbyggnadskontoret Stockholms stad och Birgitta Nylander, enhetschef Exploateringskontoret Stockholms stad